Kiến trúc thông tin là gì và tại sao nó quan trọng?
Kiến trúc thông tin, hay IA, có thể được xem như một bản thiết kế trực quan thể hiện cấu trúc, tính năng và cấu trúc phân cấp của một sản phẩm. Mức độ chi tiết hoàn toàn phụ thuộc vào mục đích của nhà thiết kế. Vì vậy, IA có thể bao gồm điều hướng, chức năng và hành vi của ứng dụng, nội dung cũng như các luồng tương tác.
Không có một giới hạn cố định nào về kích thước hay hình dạng của IA. Tuy nhiên, nó nên thể hiện được cấu trúc tổng quát của sản phẩm để bất kỳ ai cũng có thể nhìn vào và hiểu được cách sản phẩm hoạt động.
Chúng ta thường dùng hình ảnh "bản vẽ kiến trúc" để mô tả IA vì mục đích của hai tài liệu này khá tương đồng.
Giống như bản vẽ giúp kiến trúc sư nhìn toàn bộ công trình từ trên xuống, IA giúp nhà thiết kế, đội ngũ sản phẩm và kỹ thuật có được góc nhìn tổng thể về toàn bộ sản phẩm.
Việc có một tài liệu duy nhất thể hiện đơn giản và dễ hiểu cách ứng dụng hoặc website hoạt động rất quan trọng khi phát triển tính năng mới, cập nhật tính năng hiện có hoặc đánh giá những gì có thể thực hiện dựa trên cấu trúc hiện tại của sản phẩm.
Khi có IA, việc đưa ra quyết định cho các tính năng và cách triển khai mới trở nên dễ dàng hơn. Nó cũng giúp đội ngũ hiểu rõ hơn về thời gian cần thiết cho một thay đổi và theo dõi hành vi của người dùng xuyên suốt nhiều quy trình khác nhau.
Cách thiết kế kiến trúc thông tin
Trong quy trình UX, thiết kế IA có nhiều điểm tương đồng với việc xây dựng sơ đồ luồng: sử dụng các hình dạng và kết nối chúng bằng các đường liên kết trong một tài liệu có tổ chức.
Thách thức khi xây dựng IA không nằm ở việc vẽ các hình dạng, mà nằm ở việc hiểu ứng dụng hoặc website thực sự hoạt động như thế nào từ góc nhìn của người dùng, sau đó tổ chức những thông tin đó thành một cấu trúc dễ đọc và dễ hiểu.
Có hai yêu cầu chính khi xây dựng IA:
Tổ chức thông tin theo cấu trúc phân cấp trực quan, thể hiện mối quan hệ giữa các tính năng, chức năng và hành vi. Xây dựng một chú giải để thể hiện các loại tính năng, tương tác và luồng khác nhau.
Trong một sơ đồ luồng tiêu chuẩn, các hình dạng thường có những quy ước cụ thể. Ví dụ, hình chữ nhật có thể đại diện cho một quy trình, hình thoi đại diện cho một điểm quyết định. Tuy nhiên, IA không bắt buộc phải tuân theo một hệ thống quy ước cố định như vậy.
Nói cách khác, điều quan trọng nhất khi xây dựng IA là vị trí của từng thành phần trong cấu trúc phân cấp và cách chúng được đặt tên, thể hiện một cách nhất quán.
Hiểu và thể hiện cấu trúc phân cấp trực quan
Xác định cấu trúc phân cấp là một trong những phần khó nhất khi xây dựng một kiến trúc thông tin mới.
Trong bối cảnh IA, cấu trúc phân cấp không đơn giản chỉ là nội dung nào nằm ở phía trên của một trang. Nó mô tả cách các màn hình, tính năng, tương tác và nội dung liên kết với nhau trong toàn bộ sản phẩm.
Ví dụ, trang chủ có thể dẫn đến tìm kiếm, trang sản phẩm, cài đặt tài khoản hoặc khu vực hỗ trợ. Mỗi khu vực này lại có thể chứa nhiều lớp thông tin và chức năng khác bên dưới.
Việc thể hiện cấu trúc này một cách rõ ràng có thể khá phức tạp vì IA thường phải cô đọng một hệ thống lớn với rất nhiều mối liên kết vào một tài liệu duy nhất, trong khi người dùng thực tế hiếm khi đi theo một con đường tuyến tính duy nhất trong ứng dụng.
Một quan niệm sai lầm phổ biến là IA luôn phải được xây dựng "từ trên xuống dưới".
Cách tiếp cận này có thể phù hợp với một sản phẩm đã tồn tại, khi các khu vực chính, mô hình điều hướng và các luồng người dùng đã tương đối rõ ràng.
Tuy nhiên, khi xây dựng IA từ đầu, việc cố gắng xác định mọi thứ từ cấp cao nhất trở xuống có thể trở nên rất khó khăn, trừ khi sản phẩm có cấu trúc tương đối quen thuộc.
Điều này cũng giống như yêu cầu một người thợ máy xây dựng một chiếc ô tô từ trên xuống thay vì nghiên cứu và xây dựng từng bộ phận. Mỗi bộ phận đều cần nghiên cứu, cân nhắc thiết kế và kế hoạch phát triển riêng trước khi được kết hợp thành một hệ thống lớn.
IA cũng tương tự như vậy.
Việc thể hiện cấu trúc phân cấp trực quan rất quan trọng vì nó không chỉ giúp người xem hiểu được bối cảnh mà còn giúp xác định những khu vực chính của sản phẩm.
Nếu tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng là đặt xe, giống như các ứng dụng gọi xe, và người dùng có thể thực hiện việc này ngay từ trang chủ, thì trang chủ sẽ có nhiều điểm tương tác và có vai trò quan trọng đối với sản phẩm.
Những phần quan trọng nhất của sản phẩm cũng nên được thể hiện nổi bật nhất trong IA.
Sử dụng hình dạng, nhãn và chú giải
Ngoài cấu trúc phân cấp, một IA tốt cần thể hiện rõ mọi điểm mà người dùng có thể tương tác. Điều này thường được thực hiện thông qua một chú giải đơn giản và cách sử dụng hình dạng nhất quán.
Chú giải giúp xác định loại nội dung hoặc tương tác, trong khi các hình dạng giúp truyền tải ý nghĩa mà không cần phụ thuộc quá nhiều vào màu sắc. Nhờ vậy, tài liệu vẫn dễ đọc ngay cả khi được in hoặc hiển thị dưới dạng đen trắng.
Ví dụ, một IA có thể sử dụng chỉ bốn loại hình dạng:
Hình chữ nhật cho màn hình Hình oval cho cửa sổ bật lên Hình thoi cho hành động hoặc điểm quyết định Hình dạng thẻ cho thẻ điều hướng
Kết hợp với cách đặt tên nhất quán, IA có thể thể hiện những tương tác quan trọng trong sản phẩm.
Các nhãn ngắn trên đường kết nối cũng có thể bổ sung ngữ cảnh, chẳng hạn như "Đi bộ đến vị trí kho báu" hoặc "Từ chối quyền truy cập vị trí", mà không làm sơ đồ trở nên quá rối.
Mô hình này không nhất thiết phải hoàn hảo. Điều quan trọng là nó tổ chức được cấu trúc của ứng dụng một cách rõ ràng và cho biết người dùng đang nhìn thấy hoặc thực hiện điều gì tại mỗi điểm trong sản phẩm.
Những công cụ tốt nhất để xây dựng kiến trúc thông tin
Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ xây dựng IA. May mắn là các công cụ này ngày càng linh hoạt, giúp quá trình xây dựng IA trở nên nhanh chóng và dễ quản lý hơn.
Draw.io là một công cụ miễn phí cho cả mục đích cá nhân và công việc. Nó có thể kết nối với Google Drive và hỗ trợ cộng tác giữa nhiều người. Draw.io cũng phù hợp để xây dựng sơ đồ luồng, luồng người dùng và kiến trúc thông tin.
Lucidchart cung cấp trải nghiệm tương tự nhưng có thêm nhiều mẫu dựng sẵn, nhiều tích hợp hơn, ứng dụng di động và các tính năng dành cho doanh nghiệp. Công cụ này cũng có các tính năng hỗ trợ bằng AI để tạo sơ đồ và tổ chức thông tin trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu.
OmniGraffle và Visio là những công cụ lâu đời trong lĩnh vực này và phù hợp để xây dựng cũng như duy trì các hệ thống IA.
Ngoài ra, các công cụ như Balsamiq, MindMeister, MindManager và XMind cũng có khả năng tương tự nhưng được thiết kế cho những mục đích khác như tạo nguyên mẫu hoặc lập sơ đồ tư duy.
Các công cụ bảng trắng cộng tác như FigJam và Miro cũng ngày càng phổ biến trong quy trình IA và UX, đặc biệt đối với các nhóm làm việc phân tán.
Những nền tảng này thường được sử dụng cho hội thảo và giai đoạn hình thành ý tưởng ban đầu. Tuy nhiên, với không gian làm việc không giới hạn và các tính năng hỗ trợ AI, chúng cũng rất phù hợp để xây dựng hệ thống điều hướng, luồng người dùng và cấu trúc thông tin tổng thể của sản phẩm.
Những nguyên tắc tốt nhất khi xây dựng kiến trúc thông tin
Không có quá nhiều quy tắc cố định để xác định một IA tốt. Tuy nhiên, khi thực hiện quá trình này, hãy cân nhắc những nguyên tắc sau.
Đừng tập trung vào cấu trúc phân cấp, hãy tập trung vào cấu trúc
Cấu trúc phân cấp có thể thay đổi.
Trang chủ vẫn có thể là trang chủ, nhưng nó dẫn đến đâu, người dùng đi đến những khu vực đó bằng cách nào và những gì nằm giữa các khu vực đó có thể được thay đổi theo thời gian.
Thay vì cố gắng tạo ra một cấu trúc phân cấp hoàn hảo, hãy tập trung vào việc xây dựng một cấu trúc rõ ràng và hợp lý.
Mọi quy trình đều phải có logic
Mặc dù IA tập trung vào tương tác của người dùng, mọi bước trong sản phẩm đều phải có logic.
Ví dụ, màn hình đăng ký không nên dẫn đến phần cài đặt nếu không có lý do rõ ràng.
Một chức năng camera cũng không nên đột nhiên đưa người dùng đến bản đồ nếu giữa hai chức năng không có mối quan hệ hợp lý.
Mỗi bước trong sản phẩm cần có ngữ cảnh và mục đích rõ ràng.
Thiết kế cho khả năng tiếp cận ngay từ đầu
Rất dễ xem khả năng tiếp cận là một vấn đề cần xử lý ở giai đoạn cuối của quá trình thiết kế.
Tuy nhiên, nhiều quyết định liên quan đến khả năng tiếp cận thực tế đã được hình thành ngay từ giai đoạn IA.
Cách nội dung được tổ chức, cách đặt tên và cách xây dựng hệ thống điều hướng đều ảnh hưởng đến khả năng người dùng hiểu và sử dụng sản phẩm một cách rõ ràng, nhất quán trên nhiều thiết bị và với các công nghệ hỗ trợ khác nhau.
Việc đưa các yếu tố về khả năng tiếp cận vào cấu trúc ngay từ đầu, dựa trên những tiêu chuẩn hiện đại như WCAG 2.2, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc bổ sung chúng sau này.
Đừng quên quy trình UX
Một sai lầm phổ biến là chỉ tạo IA mà không dựa trên nghiên cứu, tài liệu hoặc các thành phần khác trong quy trình UX.
Điều đó giống như yêu cầu một tác giả viết một cuốn sách mà không có dàn ý, hoặc yêu cầu một lập trình viên xây dựng ứng dụng mà không có nguyên mẫu.
IA nên được xây dựng dựa trên những gì chúng ta đã biết về người dùng, sản phẩm và bối cảnh kinh doanh.
Nó là một phần của toàn bộ quy trình UX chứ không phải một tài liệu độc lập được tạo ra chỉ để hoàn thành công việc.
Bạn chính là người vẽ bản đồ
Người vẽ bản đồ phải cân nhắc mọi thứ trên bản đồ, từ địa hình, ranh giới cho đến những địa điểm quan trọng.
Tương tự, nhà thiết kế là người quyết định những gì cần xuất hiện trong IA.
Đó có thể là:
Các màn hình Những hành vi cụ thể của người dùng Ngữ cảnh của các điểm quyết định Các tính năng Các mối quan hệ giữa những khu vực khác nhau
Không phải mọi chi tiết đều cần xuất hiện trên bản đồ.
Người vẽ bản đồ quyết định những gì cần thiết dựa trên mục đích sử dụng. Nhà thiết kế cũng vậy.
Hãy xây dựng IA dựa trên nhu cầu của người dùng và nhu cầu của những người sẽ sử dụng tài liệu này, đặc biệt là đội ngũ sản phẩm, thiết kế và kỹ thuật.
Kiến trúc thông tin luôn thay đổi và phát triển
IA không phải là một tài liệu cố định.
Sản phẩm phát triển, thiết kế thay đổi, người dùng thay đổi và quy trình cũng thay đổi theo thời gian.
IA vì thế cũng cần được cập nhật.
Đừng cố gắng tạo ra một IA hoàn hảo.
Hãy xây dựng một IA đơn giản, dễ hiểu và có khả năng thích nghi.
Kiến trúc thông tin của tôi đã hoàn thành… Giờ thì sao?
Một quan niệm phổ biến là mọi công việc thiết kế đều không bao giờ thực sự hoàn thành, và điều này đặc biệt đúng với IA.
IA có thể được mở rộng, thu gọn và thay đổi cùng với sản phẩm.
Không giống như bản vẽ của một tòa nhà, IA luôn tiếp tục phát triển dựa trên nhu cầu của người dùng, các tính năng mới hoặc những thay đổi lớn trong sản phẩm.
Một phần lớn cấu trúc có thể vẫn giữ nguyên để tạo sự nhất quán và tránh khiến người dùng bị nhầm lẫn.
Và đó là một điều tốt.
Hiểu rằng IA là một tài liệu linh hoạt — có thể thay đổi hàng tuần, thậm chí hàng ngày — là một cách mạnh mẽ để duy trì cấu trúc tổng thể của ứng dụng hoặc website mà không cần thay đổi mã nguồn hay tạo lại nguyên mẫu.
Khi toàn bộ đội ngũ phát triển hiểu rõ IA, họ sẽ nhanh chóng nhận biết điều gì có thể hoặc không thể thực hiện, cũng như hiểu được mức độ phức tạp thực sự của một thay đổi tưởng chừng như "đơn giản".
Đây chính là giá trị lớn của kiến trúc thông tin: IA không có một điểm bắt đầu cố định.
Theo quy trình UX truyền thống, IA thường được xây dựng sau khi đã hoàn thành một lượng luồng người dùng nhất định và có đủ nghiên cứu người dùng cũng như nghiên cứu đối thủ.
Tuy nhiên, IA cũng có thể được xây dựng ngay từ đầu hoặc được hoàn thiện ở giai đoạn cuối.
Quá trình tạo nguyên mẫu thường giúp phát hiện những thông tin về hành vi hoặc cách một hành động nên xảy ra mà ban đầu rất khó hình dung chỉ từ một IA logic.
Là một phương pháp luôn phát triển, thiết kế IA vừa là kỹ năng vừa là nghệ thuật.
Đó cũng là một trong những lý do các tập đoàn lớn có những vị trí chuyên về kiến trúc thông tin. Những nhà thiết kế này đóng vai trò như người quản lý cấu trúc của các hệ thống lớn. Với hiểu biết về cách sản phẩm phát triển theo thời gian, họ giúp đội ngũ sản phẩm, thiết kế và kỹ thuật đưa ra những quyết định phù hợp trong nhiều năm.
Mức độ phức tạp đó không nhất thiết phù hợp với mọi nhà thiết kế.
Nhưng bất kỳ nhà thiết kế nào cũng có thể xây dựng một kiến trúc thông tin đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu.